I blogindlægget ”Vores allesammens personlige assistent” på Computerworld har jeg skrevet overordnet om debatten om kontorpakker. Her på bloggen uddyber og underbygger jeg CW blogindlægget med konkrete eksempler på væsentlige forskelle mellem Microsoft Office og OpenOffice. 

Hvad er med i kontorpakken?

En af de mest iøjenfaldende forskelle mellem OpenOffice 3.0 og Microsoft Office 2007, er fraværet af et Outlook lignende program i OpenOffice. Min dag starter og slutter i Microsoft Outlook og jeg er sikker på at rigtig mange PC-brugere deler samme ”skæbne”.

For mig er Outlook ikke blot en effektiv måde at læse og skrive e-mail på, men også en måde at arbejde og strukturere min dag på, blandt andet ved hjælp af: kalender, tasks, kontakter, møder og mødelokaler etc.

Der findes naturligvis andre e-mailklienter end Microsoft Outlook, som f.eks. Microsoft Live Mail eller Mozilla Thunderbird, men alle har de den ulempe tilfælles at de kræver, at jeg skal til at bruge mere tid og flere muse-klik på netop den type af dagligdags opgaver, som jeg allerhelst er helt fri for.

Med andre ord, jo mere min personlige assistent er i stand til at bistå mig i det daglige, jo mere fri er jeg til at fokusere på netop de opgave jeg ønsker at løse og de ting jeg interesserer mig for.

En anden oplagt styrke ved Microsoft Office er den gode integration til Microsoft SharePoint. Microsoft SharePoint har ca. ti års historie bag sig, og har i de seneste år oplevet en stor succes og anvendelse i Danmark, hvilket bl.a. afspejler sig i de efterhånden rigtig mange open source projekter som findes til Microsoft SharePoint (nogle af disse findes her på Codeplex).

Indtil videre har udviklingsteamet bag OpenOffice valgt ikke at implementere nogen integration til SharePoint. Jeg understreger at der er tale om et valg her, da Microsoft som bekendt har stillet alle API’er etc. til rådighed, således at alle der måtte ønske det (inkl. Microsoft konkurrenter) kan tilvejebringe integration til Microsoft SharePoint, hvilket bl.a. også illustreres af at IBM Lotus Symphony (som er en afledet OpenOffice udgave) har udarbejdet et SharePoint plug-in.

For mere generel information om Microsoft Office se evt. her.

Microsoft Office fra 1983 til i dag, time-line.

Brugervenlighed

Jeg tror at en af de mest betydende årsager til, at så mange vælger Microsoft Office hver eneste dag, er af Microsoft Office nu såvel som før tilbyder langt den bedste brugervenlighed på marked, samt et visuelt udtryk og design som for rigtig mange er positivt og indbydende at arbejde med. Det sidste skal bestemt ikke undervurderes, da visse undersøgelser peger på at nogen personer bruger mere tid ”sammen” med Microsoft Office end med deres partner! Om dette er gode nyheder for individ eller arbejdsgiver, vil jeg undlade at kommentere på her.

Med Microsoft Office 2007 gjorde Microsoft op med tidligere versioners traditionelle struktur og brugergrænseflade med værktøjslinjer og menuer. Den nye brugergrænseflade i Microsoft Office 2007 er bedst kendt som: ”The Ribbon”. Historien bag The Ribbon startede tilbage i 2003 og er i sig selv en fascinerende historie (se f.eks. denne video og/eller læs mere her).

Som ved enhver forandring har der været kritiske røster ift. ændringerne i brugergrænsefladen til i Microsoft Office. Generelt har modtagelsen dog været meget positiv hos slutbrugerne, hvilket bl.a. fremgår af en rapport udarbejdet i Danmark af Nielsen. Samme resultat bekræftes af en international rapport udarbejdet af Forrester. Også Jakob Nielsen, som er et af de helt store kapaciteter inden for design af brugervenlig software, skriver positivt om The Ribbon i et blogindlæg, hvor han bl.a. fremhæver, at mange andre end Microsoft har valgt atyadopteret The Ribbon i deres egne programmer.

Forandringen af Microsoft Office var helt grundlæggende nødvendig, for den gamle model med menuer og værktøjslinjer havde nået langt over sin udløbsdato. Samme konklusion er teamet bag OpenOffice i øvrigt også kommet frem til. I projektbeskrivelsen for ”Project Renaissance”, som er et OpenOffice projekt, som har til formål at ændre brugergrænsefladen i OpenOffice i fremtiden, kan man således bl.a. læse (min oversættelse fra engelsk):

OpenOffice brugere klager over den besværlige og udaterede brugergrænseflade. En  stor del funktionalitet er gemt væk i overfyldte værktøjslinjer, dårligt struktureret menuer og komplekse dialoger. Funktionalitet er således gemt for utrænede brugere og for ineffektive at anvende for ekspert brugere. Desuden har brugergrænsefladen et antikvarisk udseende og er ikke i stand til at kommunikere innovation eller give glæde ved anvendelse
(kilde).

Hvad er vigtigt for it-afdelingen?

For it-afdelingen er opgaven at få det hele til at virke for hundredvis, måske tusindvis, af brugere hver eneste dag i et mangfoldigt it-miljø med rigtig mange snurrende tandhjul.

De vurderinger som indgår i disse overvejelser er i reglen temmelig komplekse, hvilket er årsagen til at det kræver både omtanke og planlægge at opgradere, for slet ikke at tale om at udskifte større og mindre dele af et it-miljø – det gælder naturligvis også noget så centralt som kontorpakken. Blot to af de mange overvejelser er: vedligeholdelse og sikkerhed…

Den seneste version af Microsoft Office blev frigivet i 2007 og den næste version kommer i 2010. I mellemtiden er der frigivet én service pack, mens den nyeste service pack 2 blev frigivet i går den 28. april.

Til sammenligning er der siden marts 2007 blevet frigivet ikke mindre end 9 version af OpenOffice, med en ny version 3.1 lige på trapperne her i maj 2009 (kilde). Det siger sig selv at 10 versioner af OpenOffice over en periode på ca. to år påfører en hvilket som helt it-afdelingen en god del besvær med at først at evaluere og sidenhen eventuelt implementere de nye versioner. Med få måneder i mellem opgraderingerne, kan dette heller ikke udgår at forstyre brugerne. Flere af OpenOffice versionerne indeholder desuden væsentlige sikkerhedsudbedringer, hvilket reelt gør dem svære for it-afdelingen at springe over.

Den seneste OpenOffice 3.1 til windows version fylder på den forkerte side af 130 MB (Linux versionerne fylder endnu mere), hvilket naturligvis også udgør et helt jordnære og praktiske udfordringer, i forbindelse med distribution af OpenOffice opgraderinger til de hundred eller måske tusind PC’er, som er i større organisationener. Også i mindre virksomheder kan dette være en udfordring, da opgradering her ofte foregår manuelt.

På Black Hat sikkerhedskonferencen her i april 2009, kom det frem at OpenOffice har nogle helt grundlæggende sikkerhedsudfordringer, som blev påpeget tilbage i 2006 i OpenOffice 2.x, men som endnu ikke er blevet adresseret (kilde) – sandsynligvis fordi de, jf. artiklen, kræver omfattende ændring i selve kernen af OpenOffice.

Sådanne grundlæggende ændringer, som er nødvendige for at øge sikkerheden, kan dog godt være en større udfordring at få has på, da OpenOffice udvikler teamet reelt ikke er særlig stor. Jf. udtalelser sidst i 2008 fra OpenOffice nøgleudvikleren Michael Meeks, slås OpenOffice teamet desuden med mandefald og interne strukturelle udfordringer.

Nu er det naturligvis ikke således at der ikke også findes sikkerhedsrisici forbundet med anvendelse af Microsoft Office 2007 – det gør der, for det gør der ved al software. Status ift. sikkerhed omkring Microsoft Office er den, at der allerede er blevet gjort og fortsat bliver gjort meget store og løbende investeringer i at sikre Microsoft Office både i form af løbende sikkerhedsopdateringer, men også i form af ny sikkerhedsfunktionalitet.

Som blot ét eksempel på sikkerhedsfunktionalitet, så husker mange sikkert sagen med Anders Fogh Rasmussens nytårstale i 2004, som blev skrevet i Word 2003 og indeholdte uheldige metadata, der kom videre til offentligheden. For at imødekomme dette sikkerhedsscenarie, indeholder Microsoft Word 2007, Excel 2007 og PowerPoint 2007 i dag en funktionalitet, som gør det muligt at forberede og inspicere dokumenter inden de deles med andre, således at f.eks. revisionshistorik og lignende kan fjernes. Jeg er ikke bekendt med noget tilsvarende i OpenOffice, men måske nogen kan opdatere min viden?