[En fortsættelsen fra Part 1]

Med mindre man fra politik hold ønsker, at påtvinge hele den offentlige sektor, at den på kort sigt og i stort omfang skal erstatte eksisterende investeringer i kontorapplikationer, kan man ikke komme uden om det faktum, at langt de fleste offentlige myndigheder allerede har investeret i og anvender Microsoft Office i dag. Derfor må man i sine overvejelser omkring et kun ODF scenario nødvendigvis forholde sig til hvorledes ODF og Microsoft Office kan spille sammen i praksis. Alt andet er at lukke øjnene for virkeligheden.

Det er intet nyt i at en bruger, af f.eks. Microsoft Office, kan vælge at gemme sine dokumenter i flere forskellige formater. Brugeren ved desuden, at hvis han eller hun gemmer sit dokument i f.eks. HTML eller RTF formaterne, så kan der let gå noget tabt i forhold til det dokument, som brugeren har på sin skærm. Hvor meget der går tabt afhænger primært af kompleksiteten af dokumentet, efter devisen: jo mere kompleksitet, jo mere går tabt.

Således forholder det sig naturligvis også med ODF. Gemmer man fra Microsoft Office til ODF formatet, kan der ligeledes gå noget tabt i forhold til det man har på skærmen og det som ender med at blive opbevaret i ODF. Jeg har tidligere beskrevet i flere detaljer, en række af baggrundene for at det forholder sig sådan, men kort fortalt skyldes det at ODF er for smalt et format til at rumme alt det man kan gøre når man arbejder med dokumenter i Microsoft Office.

Arbejder man med et ganske simpelt dokument går det måske smertefrit, men så snart man begynder at anvende, f.eks. avancerede tabeller, tekstbokse eller billeder med avanceret placeringer og forankringer begynder udfordringerne og begrænsningerne med ODF at melde sig (se f.eks. IT og Telestyrelsens undersøgelser fra efteråret 2007). Igen er der en direkte sammenhæng mellem det som går tabt og hvor kompliceret et dokument er. Jo mere kompliceret et dokument er, jo større er sandsynligheden for at noget smides væk i forbindelse med at dokumentet gemmes til ODF.

Microsoft Office er langt den mest avancerede kontorpakke, som er tilgængelig på marked i dag. Anvender man Microsoft Office kan man forholdsvis let komme til at skabe dokumenter, som på en række områder går ud over det, som det er muligt at gemme i ODF. Forbedringer af konverterne og i endnu højere grad den fremtidig indbygget understøttelsen af ODF i Microsoft Office, kan og vil gøre det lettere at anvende ODF end det er i skrivende stund, men intet kan ændre på at der vil blive ved med at være begrænsninger i forhold til ODF så længe ODF er for smalt et dokumentformat til at rumme det som Microsoft Office er i stand til at skabe.

For at forstå problemstillingen, som den udspiller sig i den virkelige verden, er det blandt andet vigtigt at være opmærksom på at de fleste brugere af kontorprogrammer sjældent starter med at skabe et nyt dokument helt fra begyndelsen. I stedet anvender brugerne eksisterende dokumentskabeloner eller ofte blot et tidligere dokument, som således også kommer til at fungere som en slags skabelon. I dag gælder det desuden at de fleste sådanne skabeloner findes i form af de binære formater (.doc, .xls eller .ppt). Konsekvenserne heraf er at begrænsningerne i ODF let kan komme i spil uden brugeren selv har taget et bevidst valg herom. Sagt med andre ord arver brugeren kompleksiteten fra skabelonen uden nødvendigvis at vide det.

Det var lidt om Microsoft Office og ODF, men hvad med ODF og f.eks. OpenOffice og andre programmer, fra andre leverandører end Microsoft, som understøtter ODF som deres hovedformat? Her der vel ikke noget problem med at ODF er for smalt? Svaret er jo, det er der.

OpenOffice er mindre avanceret og mindre rig på funktionalitet end Microsoft Office er det, og man skulle således umiddelbart tro, at OpenOffice og det smallere ODF format bedre ville kunne gå hånd i hånd. Således forholder det sig i nogen grand men alligevel ikke helt. Selv ved anvendelse af OpenOffice kan en bruger nemlig komme til at skabe dokumenter, som går ud over hvad der er muligt at gemme indefor ODF specifikationen. Årsagen er at ODF i sine nuværende versioner reelt også er for smalt til at dække den funktionalitet, som programmer som f.eks. OpenOffice, KOffice, IBM Symphony, NeoOffice etc. tilvejebringer for deres brugere. For at imødekomme manglerne i ODF, lægger ODF specifikationen selv op til at programmerne tilføjer deres helt egne udvidelse til ODF. Ulemperne ved denne tilgang overskygger desværre foredelene. Fordelen og formålet med denne opfordring er naturligvis at give programmerne en mulighed for at overkomme ODF’s begrænsninger, men ulempen er at manglerne i ODF således indirekte afstedkommer øer af inkompatibilitet mellem kontorpakker fra forskellige leverandører, på trods af at kontorpakkerne anvender ODF som hovedformat.

IT og Telestyrelsen har forsøgt at imødekomme flere af de ovenfor anførte problemstilling ved at definere et funktionsloft. Ideen med funktionsloftet er at forsøge at specificerer hvilke funktioner, man generelt anvender i den offentlige sektor. Funktionsloftet er en god ide i forhold til at kunne behandle problemstillingen teoretisk, men idéen lader sig ikke overføre til praksis, da det er umuligt for den enkelte bruger, at vide om han eller hun er indenfor eller uden for funktionsloftet. På tilsvarende vis er det stort set også umuligt for en IT afdelingen, at vurdere om eksisterende skabeloner etc. er indenfor eller udenfor funktionsloftet. Tilsvarende bliver f.eks. en centralt styret omlægning af alle eksisterende skabeloner etc. en yderst bekostelig og besværlig affære af gennemføre.

Til sidst skal man ikke glemme at funktionsloft blot er en anden måde at sige laveste fællesnævner på. Hvad der heraf følger af udfordringer i forhold til negativ stimulering af innovationen, i og udenfor den offentlige sektor, for området.

Øvrige indlæg om dette emne:

1. Indledning 
2. Det betyder ODF scenariet i praksis (dette indlæg)
3. Det betyder ODF scenariet for konkurrencen
4. Det betyder Open XML scenariet i praksis og for konkurrence
5. Det betyder både/og scenarioet i praksis
6. Det betyder både/og scenariet for konkurrencen
7. Konklusion